【Word】顛末書こそスピード勝負！「スタイル機能」でレイアウトつくって、中身で勝負

顛末書（てんまつしょ）や再発防止策の報告書。これら「〇〇書」の作成で最も大切なのは、何よりもスピードです。

ミスをした後の対応は、文章のレイアウトに時間を割く余裕なんてありません。今回は、Wordの「スタイル機能」をあらかじめ設定しておくことで、爆速で書類を仕上げる方法をご紹介します。

※本記事はWordのレイアウト設定に特化した内容です。

ステップ1：まずは「全文」のイメージを作る

まずWordを開き、改行を数回入れて全体のレイアウトをイメージします。設定をしやすくするために、仮の文字（例：「全文」など）を入力しておきましょう。

Word初期レイアウト

ステップ2：「前文」スタイルを作成する

次に、段落の1行目だけを1文字分下げる（字下げ）設定を行い、それをスタイルとして登録します。

【設定の手順】
  1. 文字列を右クリック ＞ [段落] を選択。
  2. [インデント] の [最初の行] を 「字下げ」 に変更してOKを押す。
  3. ホームタブの「スタイル」パネル右下にある [スタイルの作成] をクリック。
  4. 名前に「前文」と入力して保存。
段落設定ダイアログ スタイルの作成画面

ステップ3：箇条書きと「ほんぶん」スタイル

続いて、事実関係を説明するための「箇条書き番号」と、その下の段に使用する「1段下がりの本文」を作成します。

  • 番号：ホームタブの [番号ライブラリ] から「1. 」の形式を選択し、スタイル名を「番号」で登録。
  • ほんぶん：文字列を選択して Tabキー を1回押し、一段下がった状態でスタイル名を「ほんぶん」（ひらがな推奨）で登録。

※Word既定のスタイル名と被らないよう、あえて「ほんぶん」とひらがなにするのがコツです！

番号スタイルの設定 ほんぶんスタイルの設定

完成！「スタイル」をポチポチするだけで書類ができる

スタイルは、いわば「文字のかたまりをコントロールする仕組み」です。登録したスタイルを使えば、下のような本格的な顛末書があっという間に完成します！

Word顛末書完成見本

宛名や日付、タイトルなどのパーツも、左寄せ・中央揃え・右寄せを組み合わせるだけでOK。顛末系はスピードが命。さっさと仕事を終えて、バリっと定時で帰りましょう！

今回のポイント

Wordのスタイル機能は、「一度作っておけば次から選ぶだけ」の超時短ツールです。面倒な書類こそ、仕組みで解決するのが事務のプロですよ！

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