【Excel活用術】3名の電話受付状況を「見える化」する！タイムライン作成法

【Excel活用術】3名の電話受付状況を「見える化」する！タイムライン作成法

事務員3名の電話受付状況（いつ、誰が、どれくらい通話していたか）を可視化したいというオーダー。

今回は、Power BIなどの専用ツールを使わず、「Excelの標準機能だけ」でこれを解決する手順を解説します。

1. まずはシンプルに「積み上げ横棒グラフ」で試作

まずは手元にある受電データから、ストレートにグラフを作ってみます。

💡 手順のポイント
  • 積み上げ横棒グラフを選択
  • 「受電時刻」の塗りつぶしを「なし」に設定
  • 軸の最小値・最大値を調整（例：9:00＝0.375、12:00＝0.5）

これで「全体の流れ」は見えましたが、今回のゴールは「斎藤・太田・吉田の3名が、それぞれどう動いていたか」を個別に可視化することです。

2. 「通話」と「待ち時間」を交互に並べるデータ整形

3名それぞれのタイムラインを作るため、データを以下のように整理し直します。

構成： [開始時刻] → [通話1] → [待ち1] → [通話2] → [待ち2] ...

各担当者ごとに、「通話時間」と「次の受電までの空き時間（待機時間）」を算出。これをピボットテーブルで集計し、各値を「最小値」として取り出します。

3. 仕上げ：透明化で「浮かび上がらせる」

最後は、グラフの各要素の色を調整します。

  • 最初の入電時刻： 塗りつぶし「なし」
  • 待機時間： 塗りつぶし「なし」
  • 通話時間： 任意の色（担当者ごとに変えてもOK）

💡 まとめ

「手持ちのExcel技術のみ」という制約の中で、ピボットテーブルと積み上げグラフを駆使することで、立派な運用管理図が完成しました。一件ごとの長さだけでなく、「誰がいつ空いていたか」が一目でわかるのがこの手法の強みです。

もっと効率的な計算式やスマートな見せ方を見つけたら、またアップデート記事を書こうと思います！

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